Ordnung im Büro // Tipps für Deinen Arbeitsplatz

Tipps für mehr Ordnung im Büro nehme ich immer gerne an. Wer nicht? Besonders im Beruf schaut man doch immer mal rechts oder links, wo man noch Optimierungsbedarf entdeckt. Jeder hat so seinen Schwachpunkt.

Natürlich gibt es auch die Superordentlichen. Ich gehöre (noch) nicht dazu und und habe hier eine Menge an Tipps und Ideen gesammelt, die nicht nur mir das Leben im Büro leichter machen sollen.

Das ist eine Einladung an Dich, Deinen Arbeitsplatz optimal einzurichten. Denn die Anordnung Deiner Arbeitsutensilien legt den Grundstein dafür, im Büro Ordnung zu schaffen und Ordnung halten zu können.

Ordnung schaffen mit dem 3-Kisten-System

Ausmisten mit System ist das A und O für mehr Ordnung im Büro. Schnapp Dir drei große Kisten, Kartons oder Boxen zum Sortieren Deiner Bürounterlagen, Bücher, Mappen und Materialien.

Kiste 1: Schrott. Dinge, die ich nicht brauche (alte Kataloge etc.) oder Sachen, die  kaputt sind und ich nicht reparieren kann oder will (Drucker, Laminiergerät). Tipp: Dinge, die ich nicht benutze, die aber für andere Wert haben können verschenke ich.

Kiste 2: Aktuelle Arbeitsmaterialien. Das sind alle Utensilien, Unterlagen und Dinge, die ich mindestens einmal die Woche brauche. Projektmappen für laufende Webprojekte, Rechnungen (dazu später mehr), Locher, Stifte, Block, Handbücher (Duden u.a.), Festplatten, USB-Stick – Du entscheidest, was wichtig und aktuell ist.

Kiste 3: Materiallager. Ein Block und zwei Stifte auf dem Schreibtisch reichen vollkommen. Alles was darüber hinaus geht, kommt in diese Kiste. Die 50er-Packung Kugelschreiber ebenso wie Briefumschläge aller größen, Briefmarken, Vorratspackung Kopierpapier und so weiter. Auch abgeschlossene Auftragsmappen gehören hier rein.

Nächste Schritte:

Absoluten Schrott wegwerfen und den Rest aus Kiste 1 verschenken, wenn das Zeug keiner sofort will, auch wegschmeißen. Alles aus Kiste 2 abheften, wo Rechnung drauf steht mehr dazu unter „Ablage mit System“.

Alles weitere, was Du täglich aus Kiste 2 brauchst, darf in der Nähe des Schreibtischs bleiben. Stifte, Scheren und USB-Stick in die Schubladen, Handbücher und aktuelle Projektmappen in die Griffnähe ins Bücherregal, Locher, Tacker, Tesafilm in eine Box und ab ins Fach daneben.

Alle Vorräte aus Kiste 3 können in Fächer oder Regale, die weiter vom Schreibtisch entfernt sind. Diese Sachen brauchst Du nicht täglich und die oberen Regalfächer eignen sich super für das Zwischenlagern von Büromaterialien, die seltener zu Einsatz kommen.

Mehr Ordnung im Büro mit den richtigen Ordnern

Du hast ein buntes Sammelsurium an Ordnern in den unterschiedlichsten Farben, Breiten und Mustern? Damit Dein Büro nicht weiter wie das Jugendzimmer Deiner Alpträume aussieht, zieh einmal los und kauf Dir ausreichend Ordner in einer Farbe. Meine Ordner sind alle weiß. Das Arbeitszimmer ist klein und ich bevorzuge eine helle und neutrale Farbe. Ich benutze sowohl schmale als auch breite Ordner.

Da ich meine Ordner alle bei dem gleichen, großen Büroanbieter kaufe, weiß ich auch, dass es dieses Modell dort immer gibt und das ist mir mehr wert als ein vorübergehendes Angebot. Ich bin da pedantisch und finde es klasse, wenn die Ordneretiketten am Rücken alle die gleiche Höhe haben.

Teile jetzt Deine abzuheftenden Inhalte nach Deinem persönlichen System auf.

Ordnung schaffen mit der Ablage nach System

Ich unterscheide grundsätzliche zwischen meinen privaten und beruflichen Ablagen. Als Freelancer ist das nicht immer einfach, aber die Mehrarbeit lohnt sich ungemein.

Private Ordner

Für mein Zuhause habe ich die Ordner: Wohnung, Versicherungen, Auto, Anschaffungen (Rechnungen und Belege – wichtig für Garantiefälle) und Finanzen. Das kann natürlich jeder selbst entscheiden. Ich komme bei privaten Unterlagen mit diesen Themenordnern gut aus.

Job-Ordner

Berufliche Ordner sind nach Jahreszahlen sortiert – hier hefte ich meine sortierten Belege, Rechnungen und alles was meine Arbeit betrifft ab. Dank der Arbeit in meiner alten Agentur weiß ich, wie man die Ordner für die Steuer vorbereitet. Den Rest hat mir meine Steuerberaterin gesagt.

Dann gibt es noch die Ordner „Kunden“ – hier hefte ich Unterlagen von abgeschlossenen Projekten ab – alphabetisch nach den Namen der Kunden sortiert. Super wertvoll, wenn der Kunde seine Jahresaussendung beim gleichen Unternehmen drucken lassen will „wie vor 2 Jahren“. Ein Blick in den Ordner und ich weiß bescheid.

Tipps für mehr Ordnung im Büro

Es ist einfacher als man denkt: Räume jeden Tag nach der Arbeit Deinen Arbeitsplatz auf.

Einmal die Woche staubwischen und saugen (Trick, um alle Flächen aufzuräumen).

Regelmäßig Besuch im Büro empfangen. Okay, Du arbeitest von Zuhause aus und liebst das Chaos. Mit Kunden triffst Du Dich daher nur im Café. Lade einfach mal einen Freund auf einen Kaffee in Dein Büro. Regelmäßig. Wenn andere auch unser Arbeitszimmer oder Büro besuchen hält man einfach mehr Ordnung.

Schöne Büromöbel anschaffen. Die Schublade lässt sich nicht mehr öffnen? Es macht mehr Spaß, Ordnung zu halten, wenn man sich in seinem Büro wohl fühlt. Beschaffe Dir Büromöbel, die Dir die Arbeit erleichtern und Dir gefallen. Wenn Du unsicher bist, wie Du die Büromöbel am besten kombinierst, habe ich hier sogar noch eine Checkliste für Dich.

Am Arbeitsplatz: Täglich Ordnung halten

Wo wir beim Thema wären: Mehr Ordnung halten.

Das Problem ist ja nicht, hin und wieder aufzuräumen, sondern die Ordnung konstant zu halten. Ein guter Weg ist es, den Schreibtisch komplett leer zu haben. Mach es Dir zum Ritual, abends Deinen Schreibtisch abzuwischen und Staub oder Kaffeeflecken zu entfernen.

Denn etwas, das man regelmäßig tut  – ohne groß darüber nachzudenken – erleichtern es uns ungemein, eine gute Gewohnheit anzunehmen. Und das tägliche Zähneputzen gehört schließlich ebenso zum Alltag dazu – warum nicht auch die Ordnung im Büro.

Wenn Du viel Chaos schaffst an einem Tag, nimm Dir bewusst 15 oder 30 Minuten vor Feierabend die Zeit, aufzuräumen. Auch das ist Arbeit!